Como enviar documentos aos hóspedes por e-mail?

É possível enviar os documentos gerados na hospedagem para o e-mail do hóspede. Atualmente, os seguintes documentos podem ser enviados: voucher (confirmação de reserva), fatura e recibo.

Caso ainda não esteja familiarizado com os documentos, este artigo explica como gerar automaticamente o voucher, a ficha do hóspede, a fatura e o recibo.

Primeiramente, verifique se essa opção já está ativa em sua conta acessando o menu configurações > funcionalidades, no canto superior direito da tela. Para ativá-la, é necessário ter um e-mail público de contato cadastrado no sistema.

Menu configurações > funcionalidades
Informações do estabelecimento, com e-mail público de contato

Todos os documentos podem ser impressos ou salvos no formato PDF, através dos botões correspondentes no rodapé. Já o voucher, a fatura e o recibo contam também com a opção de envio por e-mail.

Voucher (confirmação de reserva) com opção de imprimir, salvar e enviar por e-mail.

Caso o hóspede já esteja cadastro no sistema e possua um e-mail, ao clicar no botão E-mail no rodapé, o campo correspondente já estará preenchido, bastando apenas clicar no botão Enviar para concluir.

Além do hóspede principal é possível selecionar um acompanhante e ter também o e-mail do mesmo preenchido automaticamente, facilitando e flexibilizando o envio do documento.

Após clicar em enviar, o sistema irá pedir uma confirmação, considerando que cada documento só pode ser enviado uma única vez. Por isso, é importante se certificar das opções selecionadas no documento antes de enviá-lo.

Enviando o voucher (confirmação de reserva) por e-mail.

Caso o documento já tenha sido enviado, ao passar o mouse sobre o botão E-mailo sistema irá mostrar o endereço para o qual o documento foi enviado, o horário do envio e da confirmação de entrega

Voucher enviado para hóspede com status de envio / confirmação de entrega.

Se o e-mail do hóspede ou o próprio hóspede ainda não estiver cadastrado no sistema, o campo correspondente estará em branco, devendo ser preenchido para que o envio do documento seja possível.

Envio de documento com campo de e-mail livre.

O hóspede receberá o documento por e-mail tendo como remetente o hotel ou pousada.

E-mail com documento na caixa de entrada do hóspede.
Corpo do e-mail contendo o anexo com o documento enviado